1. أضف الفني من صفحة «الفنيون»
في مجموعة «الصيانة» افتح «الفنيون» ثم «إضافة فني جديد» (للمدير أو الأدمن). الحقل الوحيد الإلزامي هو الاسم، لكن املأ أيضاً:
- الدور: فني صيانة، فني إدارة مرافق، مشرف صيانة، مشرف مرافق، مهندس صيانة.
- الإيميل: هو ما يصل عليه رابط تعيين كلمة المرور، وبدونه لا يدخل الفني البوابة.
- الجوال، ورقم الهوية، وتاريخ التوظيف، والمسمى الوظيفي، والتخصصات، والصورة الشخصية.
2. أرسل دعوة كلمة المرور
عند الحفظ ببريد يصل الفني بريد «دعوة لتفعيل حساب الفني» بزر «تعيين كلمة المرور»، صالح سبعة أيام. إن تعذر الإرسال تعرض الصفحة «تم الحفظ، لكن لم تُرسل الدعوة»؛ استعمل زر «إرسال الدعوة» على بطاقة الفني في أي وقت.
أعلى الصفحة صندوق «رابط بوابة دخول الفنيين الخاصة بمؤسستك» مع زر نسخ؛ الرابط هو https://اسم-شركتك.rabacrm.com/tech-portal.html. أرسله للفنيين ليحفظوه على الشاشة الرئيسية لجوالاتهم. الدخول بالبريد (أو الجوال) وكلمة المرور، والجلسة تبقى 30 يوماً.
3. أسند الطلب من مسار الصيانة
في «مسار الصيانة» (لوحة الطلبات) إما تضغط «إسناد فني» على بطاقة الطلب، أو تسحب البطاقة إلى عمود «مسند». في الحالتين تفتح نافذة «اختيار الفني المسؤول» بقائمة الفنيين وبحث. لا يمكن نقل الطلب إلى «مسند» بلا فني. يصل الفني إشعار «تم تعيينك» ويظهر الطلب في «طلبات جديدة» عنده.
الطلبات تصل اللوحة من كل القنوات: النموذج العام ورمز QR على الوحدة، وتطبيق العملاء، والصندوق الموحد، وربع الذكي، والتحويل من خدمة العملاء. وما لا فني له يبقى في «جديد» حتى تسنده؛ النظام لا يسند طلب صيانة لغير فني.
ماذا يفعل الفني في بوابته؟
- قبول وبدء التنفيذ: تتحول الحالة إلى قيد التنفيذ، ويُشعَر العميل في تطبيقه.
- صور المعاينة (قبل) بالكاميرا أو من المعرض، ورابط «فتح خرائط جوجل» لموقع الوحدة.
- التكلفة والمواد: بنود بوصف وكمية وسعر، وإجمالي التكلفة، وصورة الفاتورة أو ملفها، ثم «حفظ التكلفة».
- صور الإنجاز (بعد).
- إنهاء الطلب بتأكيد؛ تتحول الحالة إلى مكتمل وتُشعَر الإدارة، ويُطلب من العميل التقييم الذي يراه الفني في بوابته.
ما تراه أنت كمدير
- اعتماد التكلفة: من تفاصيل الطلب زر «اعتماد التكلفة» بتوزيعها على المالك أو المستأجر أو مشتركة، فتُرحَّل للمحاسبة تلقائياً.
- تقرير أداء الفريق: من لوحة الصيانة ← «المزيد» ← «تقرير أداء الفريق»: المنجز ومتوسط زمن الإنجاز والتقييم وتغطية التقييم لكل فني في المدة المختارة، مع PDF. عضوية التقرير بقسم الصيانة، ومدير القسم يُستثنى منه.
- التقييمات: صفحة تقييمات الصيانة بأبعادها، مع تذكير العميل الذي لم يقيّم.
- بوابتان أخريان على النمط نفسه: بوابة مشرف التسليم (فحص الوحدة بالدرجات وإصدار أمر التسليم) وبوابة اتحاد الملّاك والمرافق.
أسئلة شائعة
الفني يدخل ولا يرى أي طلب.
يرى الفني الطلبات المسندة إليه فقط. تأكد أن الطلب في عمود «مسند» باسمه، لا في «جديد».
هل يستطيع الفني رفض طلب؟
الرفض بسبب متاح للإدارة من اللوحة (يعود الطلب غير مسند)؛ في بوابة الفني الحالية لا يوجد زر رفض، فيتواصل الفني مع مشرفه.
موظف صيانة بدور «موظف» لا يملك علامة فني، هل يدخل البوابة؟
الدخول لمن أُنشئ من صفحة «الفنيون» (علامة فني) أو دوره فني. أنشئه من تلك الصفحة أو عدّله منها.
هل أنت مستعد للانضمام إلى رَبْع؟
ابدأ تجربتك المجانية في رَبْع CRM مدة 14 يوماً، بلا بطاقة ولا التزام.
ابدأ تجربتك المجانية
